Digitalisierung im Büro und ihre Auswirkungen auf das Arbeiten in der Zukunft

Die Digitalisierung hat längst Einzug in unseren Arbeits- und Büroalltag gehalten, und die sogenannte Arbeit 4.0 erfährt bereits in vielen Firmen Anwendung. Ob E-Mail, neue Arbeitswelten durch künstliche Intelligenz, Clouddienste oder eine übergeordnete Vernetzung mit Lieferanten und Kunden - sie alle gehören zu den gängigsten Ausprägungen des digitalen Wandels, die in der Arbeitswelt eingesetzt werden. Papierlose Anwendungen sind nicht nur zeit- und geldsparend, Sie ermöglichen auch einen wesentlich einfacheren Zugang zu Informationen für Mitarbeiter aus verschiedenen Zuständigkeitsbereichen. Der digitalisierte Arbeitsplatz und das papierlose Büro bieten zahlreiche Vorteile durch effiziente Abläufe und eine schnellere Abstimmung unter Mitarbeitern. Dazu sind Kontakte zu Kunden und Geschäftspartnern auf der ganzen Welt jederzeit unkompliziert herzustellen. Auch der Zugang zu Lieferanten- oder Kundendaten wird durch die Digitalisierung flexibel gestaltet, da vom eigenen Rechner aus fast jede Quelle schnell erreichbar ist - was die Arbeit im Home-Office erleichtert. Erfahren Sie hier, was sich hinter Begriffen wie Arbeit bzw. Industrie 4.0 verbirgt, wie firmeninterne Prozesse digitalisiert werden können und welche Potenziale die Digitalisierung im Hinblick auf den Unternehmenserfolg aufweist.

Um im Wettbewerb mit anderen Unternehmen bestehen zu können, ist es unerlässlich, auf den digitalen Wandel zu reagieren und die Prozesse sowie das Arbeiten im eigenen Unternehmen daran anzupassen. Das Büro 4.0 zeichnet sich durch ein höheres Maß an Flexibilität, Mobilität und durch eine erhöhte Digitalisierung aus. Nicht nur der Markt, auch Arbeitskräfte sowie Bewerber erwarten von ihren Unternehmen bzw. potenziellen Arbeitgebern, sich der Digitalisierung zu öffnen. Umso wichtiger ist es, über die aktuellen digitalen Entwicklungen in Bezug auf das papierlose Büro informiert zu sein. Die Arbeit im modernen digitalisierten Umfeld ermöglicht einen einfachen Zugriff auf jede Form von Dokumenten. Dies setzt voraus, dass diese in elektronischer Form vorhanden sind. Dazu nimmt die zeitliche und örtliche Unabhängigkeit bei der Wahl des Arbeitsplatzes eine zunehmende Bedeutung ein. Mitarbeiter wünschen sich immer häufiger, auch von unterwegs oder zu Hause aus Zugriff auf ihre Büroanwendungen und Informationen zu haben. Die Möglichkeit, mobil zu arbeiten erfordert von Unternehmen, die entsprechenden Rahmenbedingungen dafür zu schaffen.

Digitalisierte Prozesse und das Arbeiten 4.0 ermöglichen es, die interne sowie externe Kommunikation wesentlich effektiver zu gestalten. Mitarbeiter werden besser untereinander vernetzt, Kunden schneller erreicht und Informationen zielgerichteter, zuverlässiger und sicherer verteilt. Dazu arbeiten Fachkräfte ortsunabhängig und die Organisation im Unternehmen wird transparenter und somit für alle nachvollziehbarer. Angebote und Leistungen werden deutlich individualisierter und mit stärkerem Blick auf die Kundenbedürfnisse entwickelt - das sorgt für eine höhere Kundenbindung und steigert das Image. Eine entscheidende Rolle dabei spielt die passende Software, die diese Vernetzung ermöglicht. Hierbei sind vor allem Aspekte des Datenschutzes von Bedeutung, die gewährleisten, dass personenbezogene Daten vertraulich behandelt werden. Das Thema erfährt in der digitalen Arbeitswelt eine steigende Relevanz, da sich nicht nur die technischen Möglichkeiten des Zugangs zu sensiblen Daten erhöhen, sondern auch die gesetzlichen Rahmenbedingungen wie die DSGVO dies erfordern.

Bevor Sie Ihr Unternehmen auf digitale Arbeit umrüsten und das Büro 4.0 einführen, sind einige Planungen und organisatorische Tätigkeiten durchzuführen. Hierbei ist es wichtig, zunächst die Strukturen im eigenen Betrieb gut zu kennen. Auch die Branche sowie die Anzahl der Mitarbeiter sind für die Umstellung auf Arbeit 4.0 bedeutsam. Bevor Sie damit beginnen, Prozesse zu digitalisieren, sollten Sie als erstes eine Regelung über Zugriffsrechte treffen und firmeninterne Abläufe organisieren. Hierbei erfolgt zunächst eine Bestandsaufnahme, in der geprüft wird, wer welche Tätigkeiten auf dem Papier erledigt. Im Anschluss legen Sie fest, wie viele der Tätigkeiten von Papier auf digitale Bearbeitung umgerüstet werden können und wie diese Umrüstung erfolgt, etwa durch eine spezielle Software oder bereits vorhandene Programme. Im Anschluss sind eine gute Ordnerstruktur und ein sorgfältiges Dokumentenmanagement zu entwickeln. Bei beidem sollten Mitarbeiter mit einbezogen werden, da diese mit den Unterlagen arbeiten und das papierlose Büro daher auf ihre Anforderungen und die für sie geltenden Arbeitsanweisungen abgestimmt sein sollte. Sind die strukturellen Vorbereitungen getroffen worden, finden Schulungen und idealerweise auch eine Einführungsveranstaltung statt. Dadurch wird nicht nur ein einheitlicher Informationsstand geschaffen, auch für die Motivation der Mitarbeiter spielen diese Maßnahmen eine wesentliche Rolle, da sie sich dadurch einbezogen fühlen.

Dank digitalisierter Prozesse ist es mittlerweile deutlich einfacher, effizient und kundenorientiert zu arbeiten. Die Arbeitswelt bewegt sich schneller, Dokumentationen auf dem Papier werden zunehmend überflüssig und der Trend zu Industrie 4.0 ermöglicht auch kleinen sowie mittelständischen Unternehmen, sich in einem globalisierten Arbeitsumfeld zu behaupten. Wesentliche Vorteile der Digitalisierung und des papierlosen Büros liegen in der vermehrten Flexibilität, einer erhöhten Vernetzung und der enormen Zeitersparnis. Mussten früher noch zu überprüfende Unterlagen per Post versendet werden, werden digitale Dokumente heutzutage innerhalb von Sekunden per Mail versendet oder einfach in eine Cloud geladen. Dadurch werden sowohl Material als auch Platz für die Lagerung von Akten und Unterlagen eingespart. Eine sorgfältige digitale Archivierung schafft außerdem die Gelegenheit, neue Mitarbeiter sowie Vertretungen flexibel und schnell in Abläufe einzuarbeiten. Dies übt positive Einflüsse auf die Arbeitszeiten und die Personalplanung aus. 

Das sogenannte Büro 4.0 schafft zahlreiche Optionen, Prozesse zu optimieren und somit reibungsloser zu gestalten. Jedoch erfordert die Arbeit 4.0 auch eine Einarbeitung in das Thema der Digitalisierung und ein entsprechendes technisches Know-how. Der Arbeitsplatz der Zukunft macht es außerdem notwendig, Investitionen zu tätigen, um Software sowie die passende technische Ausstattung bereitzustellen. Ein ebenfalls wichtiges Thema im Hinblick auf die Arbeit in Zeiten der Digitalisierung betrifft den Datenschutz. Das papierlose Büro zu planen und Einzuführen ist überdies zu Beginn zeit- und kostenaufwändig. Auch sind Akzeptanz und Motivation der Fachkräfte im Unternehmen erfolgsentscheidende Faktoren bei der Digitalisierung und beim Weg in die moderne Arbeitswelt. Berücksichtigen Sie all diese Aspekte jedoch bei der Planung und kalkulieren für die Einführung und Steuerung von Arbeiten 4.0 und dem Büro der Zukunft genügend Zeit ein, überwiegen die Vorteile sämtliche Herausforderungen bei weitem.

Um die Entwicklung fachgerecht anzugehen, empfiehlt es sich, zunächst für die notwendigen Fähigkeiten und Kenntnisse im eigenen Betrieb zu sorgen. Möglich wird dies durch vorbereitende Weiterbildungen, die per Fernstudium am DeLSt absolviert werden können. Das Bildungsangebot für die Digitalisierung vermittelt verschiedene fachliche Kompetenzen. So bilden wir Datenschutzbeauftragte aus, verschaffen einen ersten Überblick mit der Einführung in die Digitalisierung. Die Grundlagen der Imformationstechnologie (EDV) stellen sicher, dass Mitarbeiter in digitalen Anwendungen geschult werden, und wer als Social Media Manager arbeiten möchten, erhält hier ebenfalls das passende Fachwissen für diese Aufgabe.

• das papierlose Büro birgt ein hohes Potenzial in Bezug auf Zeit- und Kostenersparnis
• Arbeit 4.0 im Büro 4.0 - mit unseren Bildungsangeboten sind Sie gerüstet!
• für die richtige Einführung digitaler Prozesse ist eine gute Planung erforderlich
• notwendige Kompetenzen im Unternehmen werden durch adäquate Weiterbildungen wie die Fernstudiengänge des DeLSt geschaffen
• das Büro der Zukunft ist mobil, flexibel und schont die Ressourcen
• digitaler Wandel verstärkt die Wettbewerbsfähigkeit und sichert die Konkurrenzfähigkeit
• einfacher und mobiler Zugriff auf Daten ermöglicht nicht nur, ohne Papier zu arbeiten, es optimiert auch den Kundenservice durch eine verbesserte Betreuung und individuellere Angebote
• die Digitalisierung betrifft Unternehmen sämtlicher Branchen und Größen