Personalbedarf

Beim Personalbedarf sind zwei grundlegende Kriterien zu beachten. Wie entwickeln sich zum einen der qualitative und zum anderen der quantitative Personalbedarf?

Warum sind diese Parameter für einen erfolgreichen Betrieb wichtig?

Das Ziel von qualitativer und quantitativer Personalbedarfsplanung ist es, sowohl Personalengpässe als auch Personalüberschüsse zu vermeiden. 

Qualitativer Personalbedarf

Der markanteste Unterschied zwischen qualitativem und quantitativem Personalbedarf besteht wohl darin, dass mit Hilfe der qualitativen Personalbedarfsplanung beschrieben wird, über welche Fertigkeiten, Kenntnisse und Fähigkeiten Mitarbeiter verfügen sollen. Zum Beispiel, wenn sie ausscheidende Mitarbeiter ersetzen oder Fertigkeiten, die im Rahmen der betrieblichen Expansion vonnöten sind.

Beim qualitativen Personalbedarf ist demnach zu berücksichtigen, ob Abgänge von unterschiedlich qualifizierten Mitarbeitern anstehen. Sind Aushilfskräfte, Fachkräfte, Spezialisten oder Mitarbeiter in leitenden Funktionen zu ersetzen?

Um gezielt auf dem externen Arbeitsmarkt oder innerbetrieblich nach geeigneten Mitarbeitern zu suchen, empfehlen sich drei Schritte, um qualitative Bedarfsmerkmale festzulegen:

• Festlegung der Leistungen, die zukünftige Mitarbeiter erbringen sollen
• Erstellung eines Anforderungs- beziehungsweise Stellenprofils, das sich aus den zukünftigen Leistungen ergibt
• Definition der Qualifikationen (Kenntnisse, Fertigkeiten, Fähigkeiten), die notwendig sind, um dem Anforderungs- beziehungsweise Stellenprofil zu entsprechen

Quantitativer Personalbedarf

Der Unterschied zum qualitativen Personalbedarf besteht beim quantitativen Personalbedarf darin, dass es bei der Planung auf die Anzahl – der in Zukunft benötigten Mitarbeiter – ankommt.

Beim quantitativen Personalbedarf ist demnach zu berücksichtigen, ob höhere Abgänge zum Beispiel bei älteren Mitarbeitern anstehen, die durch Vorruhestand, Altersteilzeit oder neue gesetzliche Regelungen in den kommenden Monaten beziehungsweise ein bis zwei Jahren aus dem Betrieb ausscheiden.

Des Weiteren ist zu beachten, wie hoch die Fluktuationsrate im Betrieb ist. Wie viele Mitarbeiter scheiden jährlich aus und sind zu ersetzen?

Den exakten zukünftigen Personalbedarf zu kennen, ist unter Berücksichtigung der kurzlebigen wirtschaftlichen Entwicklungen nahezu unmöglich und lässt sich nur abschätzen.

Folgende Berechnungsformel kann dabei eine Hilfe darstellen:

Ermitteln Sie zunächst Ihren Bruttopersonalbedarf. Der Bruttopersonalbedarf ist die Summe von Einsatz- und Reservebedarf. Unter Einsatzbedarf ist dabei der Bedarf von Mitarbeitern zu verstehen, um die anfallenden operativen und administrativen betrieblichen Aufgaben bewältigen zu können. Reservebedarf beschreibt den Mitarbeiterbedarf, um Ausfälle und Fehlzeiten, zum Beispiel Krankheiten oder Urlaub, auszugleichen, damit der betriebliche Ablauf störungsfrei bleibt.

Den zukünftigen Personalbestand zu kennen, ist in dieser Berechnungsformel die große unbekannte Komponente. Hier fließen die Fluktuationsrate und die bekannten anstehenden Mitarbeiterabgänge mit ein.

Ist nun der Nettopersonalbedarf größer als Null, besteht Personalbedarf. Es sind neue Mitarbeiter zu finden, auszuwählen und einzustellen. Ist dagegen der Nettopersonalbedarf kleiner als Null, sind zu viele Mitarbeiter im Betrieb. Eine Folge davon wären Entlassungen.

Für die Auszubildenden im dritten Ausbildungsjahr würde dies als Konsequenz bedeuten, dass sie nicht übernommen werden.

Bei quantitativer Planung geht es also hauptsächlich um Personalzahlen.

Sie möchten mehr über dieses Thema erfahren? Dann empfehlen wir Ihnen die Online-Ausbildung "Ausbildung der Ausbilder IHK - AdA-Schein", in der dieses Thema ausführlich behandelt wird.